Door het gebruik van (laser)printers, toner in fotokopieermachines en faxen kunnen schadelijke stoffen worden geproduceerd en uitgestoten. Bijvoorbeeld:

• stikstofdioxide (NO2)
• tonerpoeder (fijn stof, carbon black), dat soms deeltjes zware metalen kan bevatten (kwik, kobalt, nikkel)
• gechloreerde koolstofverbindingen
• papierstof
• vluchtige organische stoffen, zoals benzeen, styreen en tolueen
• ozon (O3): vooral oudere apparatuur, moderne apparatuur veel minder of zelfs helemaal niet.

Een aantal van deze stoffen kan last veroorzaken, en in sommige gevallen ook schade aan de gezondheid van medewerkers.

Het gebruik en omgang met de kopieermachine, printer en fax zal in de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) moeten staan. Deze is verplicht voor ieder bedrijf. Ook zal aangegeven moeten worden wat het bedrijf er aan wil gaan doen. Een soort stappenplan maken. Dit komt te staan in een plan van aanpak. Jaarlijks wordt er geëvalueerd of er verbetering is aangebracht. Dit kan getoetst worden door de OR en PVT.

Vooral de oude apparaten kunnen vaker last hebben van 'toner lekkage', en oude apparaten produceren vaak ozon, wat irritatie van de luchtwegen kan veroorzaken, en ook die prikkende ogen.
Doordat koolstoffilters niet op tijd vervangen worden, door achterstallig onderhoud of nalatigheid, veroorzaak je op die manier ook vervuilde lucht rondom de printer.
De nieuwere printers en kopieerapparaten produceren, over het algemeen minder tot minimaal ozon door verbeterde technologie, en hebben een gesloten circuit wat betreft het afvoeren van toner restanten. Wanneer toner bottles waarin de afval toner word verzameld, op een juiste wijze worden gedemonteerd en afgevoerd, zal ook hierdoor lekkage aan toner minimaal zijn.

Veel printers maken gebruik van toner of cartridges, die helemaal gesloten zijn, en compleet vervangen moeten worden wanneer de toner op is geraakt. Hierbij wordt de gebruiker echt minimaal besmet met toner (onder voorbehoud van defecten aan de behuizing).

Gebruikers gaan vaak zelf rommelen aan hun apparatuur, of weigeren reguliere onderhoud op hun apparatuur te laten uitvoeren, of erger nog, staan hierbij pas stil wanneer de machine problemen geeft. Dit gebeurt meestal bij printers, omdat kopieerapparaten vaak met onderhoudscontract verkocht worden.  Door je printer of copier te verwaarlozen veroorzaak je natuurlijk ook die luchtvervuiling.
Maar natuurlijk kan het makkelijk verbeterd worden allemaal door luchtfilters te installeren, maar dan moeten de gebruikers die wel op tijd (laten) vervangen.

De apparatuur kan het beste in aparte en goed geventileerde ruimtes met afzuiging geplaatst worden. Heel belangrijk is dat ruimtes regelmatig gecontroleerd moeten worden zodat er op tijd actie ondernomen kan worden wanneer de vervuiling te hoog wordt.

CNV Vakmensen vindt dat de apparatuur in aparte, goed geventileerde ruimtes moeten staan.

De Preventiemedewerker, arbocoördinator kan een rol van betekenis spelen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren. Bijvoorbeeld of de problematiek van printers en kopieermachines ook is opgenomen in de (verplichte) risico inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en of er al een plan van aanpak in het bedrijf gemaakt is voor de gesignaleerde klachten.

Ook kan in het bedrijf aandacht worden besteed aan gezonde lucht in de werkomgeving. Uit onderzoek blijkt dat zodra werkgevers investeren in gezonde lucht het productieverlies vermindert en het ziekteverzuim omlaag gaat. Investeren in gezonde lucht kan per jaar een winst opleveren van minimaal 2.200 euro per werknemer.